Hvað er starfsfóstrun?
Í þessari grein er kynnt hvað starfsfóstrun er og hvað getur áunnist við hana. Í seinni hluta greinarinnar verður betur lýst hvernig starfsfóstrun fellur að ýmsum sviðum starfsmannastjórnunar.
Starfsfóstrun (mentoring) er hugtak sem á sér mjög langa sögu, enska orðið á sér t.a.m. rætur í Odysseifskviðu. Í nútímasamfélagi snýst starfsfóstrun í megindráttum um það að taka vel á móti nýjum starfsmönnum og vígja þá inn í menningu fyrirtækisins. Reyndari starfsmenn taka þá að sér hlutverk starfsfóstra og greiða þeim leiðina, í færni og félagslegri aðlögun. Sérvert fyrirtæki er sér meðvitað um nauðsyn þess að starfsmenn kunni réttu handtökin til að skila góðu dagsverki. Megináherslan við að þjálfa nýliða hefur því verið að auka færniþáttinn. Alltof oft hefur gleymst að rækta í sama mæli það hvernig nýtt fólk fellur að hópnum. Hvernig gengur því að eignast trausta vinnufélaga og hvernig líður fólki í vinnunni? En hvað vita menn um starfsfóstrun og hvaða árangri skilar hún? Rannsóknir hafa gefið til kynna að hún hafi margþætt áhrif á það hvernig nýju fólki vegni í starfi. Áður en raktar eru stuttlega helstu niðurstöður í þessara rannsókna er rétt að setja þeim ákveðinn fyrirvara. Langflestar þeirra ná eingöngu til karla í stjórnunarstöðum. Slíkt er mikill galli, en þrátt fyrir það virðist unnt að moða úr því sem hefur komið í ljós í niðurstöðum rannsóknanna. Nýr vinnustaður – nýjar skoðanirÞað fyrsta sem nýr starfsmaður byrjar að gera á nýjum vinnustað er að bera saman væntingar sínar við það sem við honum blasir. Áleitin spurning verður: Stenst nýja starfið það sem ég gerði til þess? Hérna er mikilvægt er að uppfylla, eins nákvæmlega og hægt er, óskir nýliðans um starfið og þjálfunina sem hann fær í starfinu. Ef vel tekst til í þessum efnum styrkist tiltrú hans til fyrirtækisins og hann öðlast meiri trú á sjálfan sig.
Fyrirtæki gefst ekki margir dagar til að móta skoðanir nýliðans. Því má líkja við það sem gerist þegar fólk hittist í fyrsta sinn. Talið er að eftir u.þ.b 3 mínútna kynni hafi maður mótað sér sterkar skoðanir á viðmælenda sínum, burtséð frá réttmæti þessara skoðana. Erfitt er að breyta þessu fyrsta mati og það getur litað framkomu manns gagnvart viðmælandanum í langan tíma. Þegar tekst ekki að uppfylla væntingar starfsmannsins við starfið gæti það dregið dilk á eftir sér. Vitað er að þá verða nýliðar óánægðir og tengjast fyrirtækinu veikum böndum fyrir vikið. Þeir eru líka líklegri til þess að segja upp störfum mjög fljótlega en aðrir þar sem þetta tekst. Greinilegt er að ekkert þjónustufyrirtæki nú til dags hefur efni á því að líta fram hjá því hvernig tekið er á móti nýjum starfsmönnum. Tryggir starfsmenn skila arði, hvernig sem litið er á málið. Ekki þarf að kosta nýliðana á dýr grunnþjálfunarnámskeið og reynsla þeirra og vitneskja helst innanhúss. Þjálfun nýliðanna verður öðruvísi en vant er með því að fara meira fram á sjálfum vinnustaðnum. Hægt er að fullyrða að ávinningurinn verði tvöfaldur, þjálfa þarf færra fólk og það kostar minna að þjálfa hvern og einn. Formlegt móttökuferli þykir ekki gefa eins góða raun og óformlegri leiðsögn frá starfsbróður eða yfirmanni. Svo virðist sem betra sé að fólk sé strax látið takast á við starfið undir leiðsögn, í stað þess að senda það á námskeið. Starfsfóstrun er einmitt tilraun til þess að tryggja það að allir fái óformlega kynningu á því sem máli skiptir. Þetta felur í sér að hvort tveggja tæknilegum og félagslegum upplýsingum er miðlað frá manni til manns. Þeirri miðlun er ætlað að skýra fyrir nýju fólki hvert hlutverk þeirra er og hvert það eigi að stefna í starfi. Starfsfóstrun hefur líka skilað sér í hraðari stöðuhækkunum innan fyrirtækja. Eldri og reyndari starfsmenn eru í stakk búnir að leiðbeina nýju og upprennandi fólki hvernig best sé að öðlast starfsframa. Önnur skýring á þessum hraða frama er sú að fóstrar nýliðanna séu áhrifamenn innan fyrirtækisins. Þetta er reyndar raunin í mörgum tilfellum, eldri stjórnendur velja sér efnilega nýliða til að styðja upp metorðastigann. Þannig geta fóstrarnir stuðlað beint að framgangi nýliðans í starfi. Starfsmenn sem njóta ráðgjafar og leibeiningar frá sér eldri og reyndari verða ánægðari í starfi sínu og finnst hlutverk sitt vera skýrara en hinna sem hafa þurft að spjara sig algerlega upp á eigin spýtur. Starfsfóstrinn gegnir þýðingarmiklu hlutverki, að hjálpa nýliðanum til að nýta sér þær leiðir sem fyrirtækið getur boðið góðu fólki upp á (þ.e. starfsframa og á aðstæðum fyrirtækisins). Starfsfóstrun gefur einnig aukin tilefni til að beita endurgjöfum á störf. Þannig getur fóstrinn sem fyrstu dagana fylgir nýjum starfsmanni veitt honum markvissa endurgjöf um frammistöðu hans. Þessi nákvæmni getur stytt starfsþjálfun nýliða verulega, auk þess sem hún veitir honum meira öryggi í starfi. Nýtt fólk lærir strax að hrós og nákvæm endurgjöf er eðlilegur hluti starfsins. Þannig bætist sífellt stuðningur við hvatningarstjórnun uns slíkt verður samofið andrúmslofti fyrirtækisins. Tengsl sem skapast milli fóstra og nýliða eru þess eðlis að ekki er hægt að setja þeim tímamörk. Þau geta verið hvort sem er stutt eða löng, eða allt eftir því hvernig nýliðanum vegnar. Fóstrinn verður að beita innsæi sínu og finna á sér hvenær komið er nóg, veita nýliðanum stuðning án þess að hvor verði háður öðrum. Hvenær nýliðinn er tilbúinn að fara óstuddur af stað og hvort sé betra að fara sér hægar? Mikilvægt er hins vegar fyrir nýliðann að finna að henn geti alltaf leitað ráða og stuðnings hjá fóstra sínum. Að innleiða starfsfóstrunÁ eftir langar mig að útskýra hvernig sé hægt að hefjast handa við að innleiða starfsfóstrakerfi hérna. Fyrri hluti umfjöllunar minnar er tekinn saman úr niðurstöðum rannsókna og áliti sérfræðinga á þessu sviði. Síðari hlutinn segir frá því hvernig við hjá Landssímanum höfum borið okkur að.
Samband fóstra og nýliða er í eðli sínu óformlegt, ekki er hægt að skipuleggja það hverjum líkar við hvern, slíkt endaði með ósköpum. Það er þó hægt að fara einhvern milliveg og greina þá milli þvingaðra samskipta og sjálfvalinna. Hægt er að þjálfa upp einstaklinga sem vilja vera starfsfóstrar og hafa réttu eiginleikana til þess. Ekki er þó hægt að tryggja það að besta mögulega samsetning allra fóstra og nýliða muni verða, þó er hægt að þjálfa fóstrana til að tengjast sér ólíkum nýliðum. Mikilvægt er að fóstrarnir séu hæfir í mannlegum samskiptum frá náttúrunnar hendi og að þeir brenni af löngun til að móta og þroska nýja starfsmenn. Að þeir séu leiðtogar í sínum hópi, hafi skilning á fyrirtækinu og þekki fólk víða innan þess. Velja þarf fóstrana út frá þessum eiginleikum til að fyrirbyggja eins og kostur er að starfsmenn sem ekki endurspegla hið besta í menningu fyrirtækisins veljist í hlutverkið. Hvernig og hvað á svo að kenna þeim sem vilja verða fóstrar? Í fyrstu þarf að halda kynningarfund með þeim sem hafa boðið sig fram til þess. Þar þar að útskýra í hverju það felst að verða fóstri, hvernig fyrirkomuleg þess er hugsað, til hvers er ætlast af þeim og svara spurningum sem upp kunna að koma. Næsta skref er að tryggja það að allir viti hvernig á að bregðast við þegar á hólminn er komið. Gott er að fara í grundvallaratriði í mannlegum samskiptum, svo sem viðtalstækni og ekki síst hvernig best er að veita og þiggja endurgjöf eða umbun. Síðast en alls ekki síst er svo að láta fóstra úr ólíkum deildum kynnast og byggja þannig upp tengslanet sem þeir geta nýtt sér ef upp koma erfið málefni. Með þessum hætti er stuðlað að betra upplýsingaflæði innan fyrirtækisins Vísra manna yfirsýn virðist vænlegust að skipuleggja formlegt starfsfóstrakerfi með óformlegum hætti. Þetta kann að hljóma kinduglega en er engu að síður staðreynd. Ef starfsfóstrun er bundin um of í stífan ramma er meiri hætta á því að megininntak hennar glatist. Tengsl sem myndast milli fólks af sjálfum sér verða aldrei eins og þau tengsl sem komið er á með formlegum hætti.